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自分のやりたい行動・活動を見つけよう!

今の仕事に対して、自信を持てず、行動が起こせなない、続かないと感じている人達に向けています。「コーチング×心理学」を基にして、自分の最もやりたい仕事を見つけれるようなメッセージを残します

ファシリテート上手は時間を制す!

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 こんばんは。復活二日目の原田です。

今、ハイブリッドな人たちを育てたいと考えております。

ハイブリッドとは、、

本業と副業または趣味を同時にガンガン回している人のことです。

とにかく忙しいけど、仕事や趣味に燃えている人達です!

 

時間が取れなくなるので、スピードに関しては、重要だと個人的には思っています。

 

今日は、打ち合わせの予定が、予定より1時間遅れてしまいました。

何でこんなに時間がかかるのだろうか、、と考えてみたところ

下記のような進行が悪くて決めることもダラダラと決まらない。

「会議にありがちな意見の発散」


「細部にこだわった話の展開」

 

こういった状況が続き、気が付いたら予定より1時間オーバー。

がっかりベイベーだぜ。今日の予定に遅れてしまったよ。

 

そんな中でふと、この会議で何が問題化を考えてみました。
よくあるパターンだけど、会議は早く終わって帰るのがいいと感じています。

 

◆よくある会議の課題について

 

1.会議のアジェンダや目的が明確でない

打ち合わせをしていて、毎週の週次定例などよくありますよね。
ありがちなのですが、途中から何のためにやっているんだっけ?

という状況になってしまいます。

回避するコツは、事前にAgendaを送り何について話しているかを共有するのがポイントです。

また、事前に準備しておくべきものをきちんと確認する事が重要になります。

 

会議の開始に議論のゴールはこうですというのを全員の認識を一致することで
円滑な会議を行うことが出来ます。

 

2.特定の人しか話さない

ずばり問題は、議論の段取りが決まっていないからです。

 

普通に進めると積極的な方や積極すぎる人が発言をしますが、途中で思うんです。

「いや、あなたの意見ばかり聞いても、、さっき聞いたよ」

 

でも、しゃべり続ける人がいるんですよ。

 

あなたの会社にもいると思います。そんな人には怒りの鉄槌。。ではなく

 

ファシリテーターとタイムキーパーを決めて、

しっかりと別の人に話を振るようにするのがよいでしょう。

就職活動の時に散々やったグループワークでは、タイムキーパーやメモ係がいますが
会社では、あまり見かけないです。

しっかりと役割を決めて挑む事で効率的に聞けます。

まずは、議論の段取りを前段にすることで、会議がきりっとしまるのです。

 

 

3.参加者同志で意識合わせができていない


事前に何の話をするのか、意見が別れている事です。

これは、なんの目的かを再度認識合わせをして、一致する必要があります。

具体的な進捗報告なのに、何かを決める議論というのは得てして長くなりがちです。

 

まさにこう言った例です。

 

Aさん「この問題については、Bさんから回答が来ていません。」
Bさん「いえ、C社さんが対応するかどうかを判断待っているのですが」
Cさん「今日は、みんなで対応するかどうかを議論すると思っていました。。」

 

そもそも、議論する目的がバラバラですし、認識も違います。

資料も配布されていないので

何を決めるのかが判断難しい状況です。

 

特に情報共有系の打ち合わせにありがちなパターンです。ぜひ、意識してみて下さい。

 

 

4.細部の話に目がいってしまう

人は、ついつい自分の好きな事や気になっている事を突き詰めがちです。

 

最初に目的と段取りを決めることで、基本的には、解決します。

 

また、タイムキーパーをきちんと有効に利用することでファシリテートがうまく発揮できるでしょうか。

 

技術屋の人は、ついつい細部への話が行きがちな傾向にありますね(笑)

 

5.まとめ

本日は、会議をスムーズに進めて生産性を上げることにフォーカスしました。
我々ハイブリッドな人間は、時間がありません。そのため、早く前に進めることが重要なのです。
改めて、目的の共有・認識合わせと議論の配分を実施することで格段に時間短縮が望めます。
ぜひ、その流れでやってみて下さい。

 

6.明日への一歩

会議では、あえてファシリテートをチャレンジする。